Guide des droits et des démarches administratives

Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale doit être obligatoirement rédigé.

Le document est signé à la fin de la tenue de l'assemblée générale ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes :

• Président de séance de l'assemblée générale

• Secrétaire

• Scrutateur(s)

Les procès-verbaux sont inscrits par le syndic de copropriété les uns à la suite des autres au sein d'un registre.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :

• Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale

• Noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant

• Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions

• Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote

• Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire

La feuille de présence de l'assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.

Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété aux copropriétaires, dans un délai de 1 mois de la tenue des l'assemblée. 

La notification doit être faite :

• par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique pour les copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés)

• par envoi simple pour les autres copropriétaires.

La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal du lieu de l'immeuble.

Le recours contre une décision d'assemblée générale doit impérativement être fait dans un délai de 2 mois à partir de la notification du procès-verbal.

Dans un délai de 3 mois après la tenue de chaque assemblée générale des copropriétaires, le syndic assure l'information des occupants de l'immeuble des décisions prises par l'assemblée susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.

Il peut s'agir, par exemple, des décisions portant sur l'entretien de l'immeuble, les travaux, une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu.

Le document contenant ces informations doit être affiché dans les parties communes.

La durée d'affichage est de un mois.

Si, dans l'immeuble, aucun espace est prévu pour l'affichage, l'information doit être déposée dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.